Excel mette a disposizione un elevato numero di mezzi per l’analisi dei dati. Uno tra i più utilizzati è sicuramente la tabella pivot. Da un po’ di tempo è diventata per me lo strumento di lavoro quotidiano più apprezzato.
Se non hai idea di cosa sia o vuoi capire semplicemente il principio di funzionamento base ti consiglio di proseguire nella lettura.
Cosa sono le tabelle pivot?
Le tabelle pivot sono uno strumento essenziale di Excel che permettono di estrapolare, analizzare e sintetizzare i dati di una tabella (o database) già esistente.
Ecco un esempio di tabella iniziale molto semplice e tabella pivot corrispondente.
In questo caso, la tabella iniziale è un esempio di spese personali. Da questa si è ricavata la seconda sulla destra, che organizza le spese per ogni categoria e causale (o descrizione).
Si può vedere nell’ultima colonna (così come nell’ultima riga) il valore dei totali di ogni causale (e di ogni categoria). Risulta subito ovvio l’efficacia di tali tabelle soprattutto se le informazioni analizzate fossero centinaia e/o migliaia di righe o colonne.
È fondamentale predisporre una tabella di analisi come quella a sinistra nell’immagine. Essa sarà presa in esame per tutto l’articolo e le varie immagini faranno riferimento ad essa e alla pivot.
Come si crea una tabella Pivot
Posizionati su una cella della tabella da analizzare. Clicca su Inserisci nella barra in alto e poi su Inserisci tabella pivot. Ti verrà fuori una schermata del genere:
Cliccando su Origine dati esterna è possibile andare a prelevare dati non presenti nel foglio di calcolo Excel. Non è il nostro caso.
Se vuoi la tabella pivot sulla stessa pagina clicca sulla spunta Foglio di lavoro esistente e inserisci in Posizione la cella di lavoro dove posizionare la pivot (ovviamente non una cella appartenente alla tabella di analisi), viceversa se il file dovrà essere più volte aggiornato ti consiglio di inserirla in un nuovo foglio Excel cliccando su Nuovo foglio di lavoro.
Dopodiché clicca su ok.
Ti si apre una pagina come la seguente. Si noti il riquadro sulla destra (Campi tabella pivot).
Il primo riquadro sotto la casella di ricerca comprende tutti i valori della prima riga della tabella di analisi (Data, Causale, Categorie, Uscite).
Esse dovranno a seconda delle esigenze essere inserite nelle aree sottostanti (area filtro, area Colonna, area Riga o area Valore). Per farlo basta trascinare i campi dentro le varie aree sottostanti.
L’area filtri, come dice la parola, serve per filtrare i dati del campo (o campi) che si andrà a inserire. Nel nostro esempio è riportato il campo data.
L’area righe inserisce i contenuti del campo selezionato nelle righe della tabella pivot (ho messo la causale).
Invece l’area colonne inserisce i contenuti del campo cliccato sulle colonne della pivot (ho trascinato qua la categoria). Nulla vieta di invertirli. Avrei potuto mettere nell’area righe (o colonne) anche il campo data e uscite.
Infine, nell’area valori ho trascinato le Uscite. Come si può vedere mi riporta la Somma delle Uscite (valore standard per dati numerici).
Se per caso mi servisse la media delle uscite, o un’altra visualizzazione si può cliccare su Somma di Uscite e successivamente su impostazioni campo valore… come nella seguente immagine.
Si può scegliere la visualizzazione che più interessa, ad esempio media.
E otterrò il seguente risultato:
Si può notare che nell’impostazioni campo valore si ha la facoltà di poter scegliere tra Riepiloga valori per (come fatto per calcolare la media) oppure tra Mostra valori come.
Anche qui si ha la facoltà di scegliere tra una serie di opzioni come si può vedere dall’immagine successiva.
Ad esempio posso scegliere percentuale sul totale complessivo:
E ottenere un risultato in termini percentuali sul totale:
Questa visualizzazione però, può risultare scomoda. Se si vogliono eliminare gli zeri dalla tabella occorre seguire la seguente procedura:
- Clicca su file nella barra in alto di Excel;
- Clicca su opzioni;
- Vai su impostazioni avanzate e posizionati in Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro;
- Togli la spunta sul riquadro Visualizza zero nelle celle con valore zero;
- Clicca su ok.
Per ottenere la tabella pivot mostrata ad inizio pagina occorre ancora fare due modifiche.
La prima consiste nel modificare il formato numero dei valori delle celle. Per fare questo, seleziona i valori numerici interni alla tabella (G5:K11), fai clic sul tasto destro del mouse e clicca su formato celle.
Ti si apre una pagina come la seguente e infine posizionati su valuta e aggiungi il simbolo €. Clicca infine su ok.
La seconda modifica riguarda la formattazione della tabella.
Clicca su una cella della tabella pivot (Nota che ti compare lo strumento in alto Analizza e Progettazione, mentre se toglierai la selezione dalla tabella pivot questo scomparirà) e clicca su Progettazione.
Vedrai gli stili veloci della tabella pivot e potrai scegliere quello che più ti piace.
Andando in basso si trova la formattazione utilizzata.
Infine si può modificare il nome dell’etichetta di riga e di colonna e sostituire rispettivamente con Causale e Categoria.
Se avessi bisogno di modificare dei dati all’interno della tabella di analisi, dopo dovrai aggiornare la pivot. Per farlo basta semplicemente che ti posizioni su una cella della tabella clicchi col tasto destro, e infine su aggiorna.
Se invece aggiungi delle righe/colonne e vorrai includerle nel calcolo della pivot dovrai cliccare all’interno di una cella della pivot e cliccare su Analizza. (Questo se inizialmente non hai creato una tabella, ma hai solamente inserito i dati dentro alle varie celle; altrimenti basta che clicchi su aggiorna).
Dopodiché clicca su Cambia origine dati.
Dentro a Tabella/intervallo dovrai indicare anche i valori appena inseriti. Infine dai l’ok per salvare le modifiche apportate.
Da dove partire
L’esempio che ho appena mostrato è molto semplice. Come fare se si è alle prime armi con le tabelle pivot? O se non hai idea di che tipo di dati ti servano?
La prima cosa che puoi fare è partire creando una tabella pivot consigliata, che in base ai dati presenti nella tabella propone diverse rappresentazioni di tabella pivot.
Per crearla, invece che cliccare su inserisci tabella pivot, clicca su Inserisci tabelle pivot consigliate.
Se invece possiedi già più dimestichezza potresti creare un grafico pivot e fare diverse prove spostando i vari campi nelle varie aree a disposizione.
Ecco comunque alcune risorse utili dove potrai migliorare le tue conoscenze sull’analisi dei dati con le tabelle pivot:
1) Come creare una tabella pivot col supporto office: link;
2) Se non hai mai creato una tabella pivot ti consiglio di guardare questo video;
3) Come creare una tabella pivot Excel 2016| 5 esempi pratici;
4) Esempio video che utilizza filtro tabella pivot, non trattato in questo articolo, ma che ti consiglio di vedere se sei alle prime armi.
Consigli utili
Imparare bene l’utilizzo di questo semplice tool di Excel può aiutarti nell’analizzare al meglio i dati in modo molto semplice.
Vediamo alcuni consigli che potrebbero tornare utili:
- Conviene impostare nell’area valori della tabella pivot un campo che è in formato numerico. Questo perché se il campo inserito nell’area valori è di tipo testo o data ad esempio (non numerico) la tabella pivot utilizza la funzione conteggio per quel campo.
- Prima di partire con la creazione della tabella pivot prenditi il tempo necessario per riflettere e cercare di estrapolare mentalmente quali dati realmente ti servano. Quando hai un’idea, procedi e parti. In questo modo risparmierai tempo e fatica.
- Fai pratica. Ti servirà per capirne il funzionamento e ottenere più facilmente i dati che ti servono.
- Quando ti capita di trovarti davanti a una tabella pivot molto grande, potresti riassumere i dati che più ti interessano in una tabella più piccola e semplice. In questo modo hai sempre a vista d’occhio il dato che ti serve e che stai analizzando.
Se ti interessa approfondire le tecniche avanzate di questo strumento pratico clicca sul seguente link.
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