I principi della Lean Manufacturing

L’idea alla base della Lean Manufacturing è in realtà abbastanza semplice: lavora incessantemente all’eliminazione degli sprechi dal processo di produzione.

Ma cosa sono gli sprechi?

Lo spreco è definito come qualsiasi attività che non aggiunge valore dal punto di vista del cliente.

Secondo una ricerca condotta dal Lean Enterprise Research Center (LERC), il 60% delle attività di produzione in una tipica operazione di produzione sono scarti, che non aggiungono alcun valore per il cliente.

La buona notizia è che quasi tutte le aziende hanno un’incredibile opportunità di migliorare, utilizzando tecniche di produzione snella e altre migliori pratiche di produzione. Tecniche che consentono di offrire prodotti di qualità superiore a costi notevolmente inferiori. 

In questo articolo voglio introdurre i principi costituenti la Lean manufacturing. Successivamente proporre come applicare tali principi anche a settori non produttivi, e infine che cosa tenere a mente se si vuole applicare tale metodologia.

Vediamo ora i 5 principi della lean manufacturing, che possono applicarsi nelle aziende manifatturiere.

1) Definire il valore

La prima cosa da fare per eliminare gli sprechi è identificare ciò che vale.

Il valore, spesso definito in termini economici e monetari nelle transazioni aziendali, è considerato come la ricchezza che un’azienda riesce a generare nel tempo.

Un modo per identificarlo è quello di rispondere a domande di questo tipo:

“Per cosa è disposto a pagarmi il cliente?”

“Che valore riesco a generare per il cliente?”

Il cliente è disposto a pagare per le attività che generano valore e non per quelle che non lo fanno.

Alcune attività che non creano valore sono comunque necessarie per la creazione dei prodotti e servizi dell’azienda, come ad esempio la programmazione della produzione o la gestione degli ordini.

Se ci si pensa un attimo, si possono identificare quelli che vengono definiti gli sprechi o muda in giapponese. 

Questi muda non sono utilizzati per fabbricare i prodotti o per generare i servizi e non fanno parte delle attività di supporto: si tratta semplicemente di costi che l’azienda sostiene ma che il cliente non è disposto a pagare.

2) Identificare il flusso di valore

Nel secondo step vengono definite le attività importanti e che generano valore da tutte le altre.

Per un dato prodotto le attività importanti sono definite dal flusso del valore, ossia dall’insieme delle attività necessarie per trasformare le materie prime in prodotto finito.

Strumento fondamentale per raggiungere questo obiettivo in ambito produttivo è creare la Value Stream Mapping, o mappatura del flusso del valore. Essa permette di:

• Rappresentare il layout, i flussi fisici e informativi dell’azienda allo stato attuale (AS IS);
• Riprogettare i flussi fisici e informativi in un possibile stato futuro che elimini gli sprechi e permetta prestazioni elevate (TO BE).

L’analisi del flusso di valore mette in evidenza grandi quantità di spreco, attraverso la classificazione delle attività in 3 categorie:

1) Attività che creano valore, quali la lavorazione della materia prima o dei semilavorati;

2) Attività che non creano valore, ma necessarie, come appunto la programmazione della produzione;

3) Attività che non creano valore, non necessarie, dovute per lo più ad attese e tempi morti.

3) Far scorrere il flusso

Dopo aver determinato le attività che creano valore si cerca di collegarle tra di loro al fine di formare un flusso snello e continuo. L’obiettivo è quello di agire senza interruzioni, deviazioni, attese o rilavorazioni.

Il flusso deve essere impostato per evitare:

• code, rallentamenti;
• inefficienze di fornitori;
• attrezzaggi;
• mancato sincronismo tra le attività;
• errata gestione delle priorità;
• qualsiasi inefficienza che riduca la produttività.

Nella lean manufacturing, il flusso può essere migliorato attraverso specifiche metodologie (che non verranno approfondite in questo articolo) quali la smed, il takt time, e la riduzione del lotto di produzione fino ad ottenere l’ideale one piece flow.

4) Fare tirare il flusso dal cliente

Quando l’azienda ha definito il valore, ha fatto scorrere il flusso eliminando gli ostacoli e quindi gli sprechi, allora è giunto il momento di permettere ai clienti di tirare il processo (logica pull).

Da un punto di vista strettamente economico ha senso produrre solo il volume di merce tale da soddisfare le richieste del cliente.

Produrne di più significherebbe solo impiegare inutilmente una gran mole di materiale, di tempo e di risorse.

Parlando di lean manufacturing ci sono molte metodologie che permettono ad un’organizzazione di capire bene quello che vogliono i clienti e tradurlo in ordini di produzione.

Queste applicazioni customer-oriented comprendono le metodologie di controllo Kanban, la filosofia del Just-In-Time e i processi per una produzione “pull”, ovvero, “tirata” dal cliente.

5) Ricercare la perfezione

La filosofia lean si basa sulla convinzione che tutti gli aspetti della vita possano essere costantemente migliorati.

Per questo non accetta di fermare l’attuazione dei metodi lean. Quindi il processo di miglioramento deve essere continuo, con l’obiettivo di ricercare la perfezione.

La perfezione “ideale” rappresenta la completa eliminazione degli sprechi e può considerarsi un concetto dinamico, perché nel tempo il valore per il cliente si modifica.

Ci si può avvicinare attraverso tecniche di miglioramento continuo (Kaizen in giapponese) che permettono di avere una progressiva riduzione di tempi, spazi e costi.

Nell’ambito industriale/produttivo, kaizen significa un miglioramento continuo che coinvolge l’intera struttura aziendale – dirigenti, quadri, operai allo stesso modo.

Tale convinzione, radicata nella cultura giapponese, è meno conosciuta nella realtà industriale occidentale, in cui le aziende sostanzialmente possono rimanere inalterate nella struttura e nella forma anche per molti anni e dove i soli cambiamenti visibili sono nelle innovazioni tecnologiche ad alti investimenti.

I principi lean applicati anche a settori non manifatturieri

Ora voglio mostrare come interpretare i principi della lean manifacturing anche a settori non produttivi con due esempi. In particolare, riferito al:

• settore del blogging in generale (che si può considerare come un business online);
• settore dell’analisi dei dati.

Mi dirai “ma Lorenzo perché mi tiri fuori settori non manifatturieri? Alla fine, la Lean production si applica proprio a quelli”.

E io ti do ragione.

Ma devi sapere che anche in un’azienda che opera nel settore terziario e che non effettua produzione, è possibile comunque imparare qualcosa da questi principi, secondo una logica differente.

Per comprendere meglio di cosa sto parlando, vediamo come tali principi si possono accostare ai due esempi sopra enunciati:

1) Definire il valore.  Il valore in senso stretto per un’attività di blogger è prevalentemente creare contenuti ricchi di significato che rendano il lettore o cliente in grado di informarsi su ciò che gli interessa.

Per quanto riguarda l’analisi dei dati, il valore viene portato quando dai dati si riescono a ricavare informazioni che permettono di ottenere un vantaggio competitivo. Tale compito viene solitamente eseguito dagli analisti dei dati e dai data scientists.

2) Indicare il flusso di valore. Un esempio di attività caratterizzanti il flusso di valore per settore blogging e analisi dati vengono riportati nella successiva tabella.

3) Far scorrere il flusso. Nel settore blogging far scorrere il flusso significa specializzarsi nell’approfondimento di un determinato campo o settore, come ad esempio ciò che riguarda il prodotto o servizio della azienda (nel caso in cui si tratti di un blog aziendale).

Nel settore di analisi dei dati il flusso può essere fatto scorrere filtrando tra la marea di dati da analizzare, non dimenticandosi dell’obiettivo da raggiungere e scegliendo gli strumenti più adatti all’analisi da eseguire. Fondamentale è anche la fase di interpretazione, per evitare errori banali.

4) Far tirare il flusso al cliente. Nel settore blogging è possibile far tirare il flusso al cliente tramite l’utilizzo di strumenti quali, sondaggi e gruppi o pagine sui social network per interagire con i lettori e creare una solida relazione, per sapere in ogni momento cosa il tuo lettore desidera maggiormente. Se hai un blog potresti usare anche i chatbot, visto che stanno diventando di moda ultimamente.

Nel settore di analisi dati invece, il flusso del valore può essere trainato cercando di determinare in anticipo cosa la clientela desidera. Per farlo si possono utilizzare tecniche quali analisi storiche, streaming e analisi predittive.

Già più studi mostrano infatti che le aziende di maggior successo tengono sempre presente che l’obiettivo finale non è la raccolta dei dati, ma la comprensione del cliente.

5) Ricercare la perfezione. Nel blog ricercare la perfezione, dal mio punto di vista, significa cercare di conoscere il lettore, capirlo e cercare di soddisfare ogni sua richiesta. Ciò comporta la creazione di una relazione di fiducia e rispetto reciproco. È un processo in continua evoluzione, in quanto le esigenze del lettore, quasi sicuramente varieranno nel tempo.

Nella società di analisi dati ciò può essere fatto affinando le tecniche di analisi, testandone delle nuove e rimanendo aggiornati sul settore di business in cui si opera, che anch’esso risulta suscettibile alle variazioni temporali.

Cosa tenere a mente per sviluppare un processo lean efficace

Abbiamo visto che è possibile interpretare i principi lean ai settori del blogging e dell’analisi dei dati, ma nulla vieta di applicare tale approccio anche ad altri settori.

Indipendentemente dal fatto che un’azienda operi in campi manifatturieri o meno, è importante sottolineare i seguenti punti, che dovrebbero sempre essere tenuti a mente quando si vogliono implementare i principi lean:

– Formazione del personale. Fondamentale non solo nell’implementazione della filosofia Lean. La formazione va fatta in modo pressoché costante arricchendo i contenuti trattati con svariati esempi e strumenti secondo l’obiettivo demandato al team, informando il personale aziendale attraverso delle presentazioni intermedie e finali sul lavoro svolto.

– Superare la resistenza al cambiamento. Un elemento fondamentale per vincere le resistenze naturali delle persone è di coinvolgerle fin da subito al cambiamento e di far comprendere loro gli effettivi benefici derivanti dall’applicazione della metodologia.

Quello che bisogna far capire a tutto il personale coinvolto è che la filosofia lean si prefigge di far lavorare tutti e meglio e non di più, come molti inizialmente sono portati a pensare quando si parla di cambiamento.

Per fare questo non si devono escludere dalle attività gli elementi più ostili ma tutt’altro bisogna coinvolgerle fin da subito e fare toccare loro con mano la bontà del metodo.

Non è sicuramente semplice tutto questo ma è la strada migliore se si vuole affrontare un progetto vero di lean manufacturing in azienda.

– Migliorare i rapporti di fornitura. Altro fattore importante in una gestione aziendale che adotta i metodi Lean è senza dubbio il rapporto che esiste tra azienda e suoi fornitori. I fornitori sono parte integrante della creazione del flusso del valore.

Infatti, ogni loro inefficienza non solo qualitativa ma anche in termini di servizio di fornitura e di costi si ripercuote sul cliente, anche se molte volte non in modo diretto ed evidente.

– Il miglioramento continuo deve essere la norma. L’errore più grave, che le aziende commettono dopo aver implementato un processo lean è rappresentato dalla rimozione dell’attenzione e della priorità verso queste attività, che si attenuano perdendone di smalto e importanza.

Per implementare la metodologia Kaizen, di miglioramento continuo, non è possibile non far diventare queste attività abitudinarie in modo da renderlo un processo aziendale vero e proprio.

In un sistema che eccelle questo deve essere la norma.

Per avere maggiori approfondimenti sulla Lean Manufacturing, ti consiglio di guardare i seguenti link:

1. Utilizzare meno risorse per ottenenere di più; 
2. Introduzione alla lean production.

Buon approfondimento.